پذیرش و تحویل نمونه :
 
۱) ابتدا نمونه ها از نظر رعایت ضوابط ارسال (حداقل تعداد نمونه مورد نیاز برای انجام آزمون و شرایط صحیح ارسال نمونه) و سپس از نظر صحت مندرجات روی محصول و خواسته های آزمون مورد بررسی قرار می گیرد.

۲) درصورت مناسب بودن شرایط، نمونه تحویل گرفته شده و ضمن ارائه رسید به آورنده نمونه (مشتری)، کد پذیرش روی نمونه نصب می گردد.

۳) کد و اطلاعات مربوط به نمونه ها و آزمایشات مورد درخواست در سامانه لیمز ثبت و به بخش های مرتبط ارجاع می گردد.

۴) نمونه ها در فرم های تحویل نمونه مربوط به هر بخش نوشته شده و به همراه نمونه ها به مسئولین فنی بخش ها ارسال و تحویل گیرنده نمونه، فرم مزبور را امضاء می نماید.

۵) نمونه های شاهد در فرم مربوطه ثبت و به انبار های مخصوص محصولات خشک یا سرد منتقل و در شرایط مناسب و استاندارد تا زمان پیش بینی شده نگهداری شده تا درصورت لزوم تحویل بخش درخواست کننده گردد.

 
شرایط ارسال نمونه به آزمایشگاه:

  -  نمونه ها می بایست در فرم ارسال نمونه مربوطه بصورت کد بندی ، تایپ شده و کاملا منطبق با مشخصات نمونه ها و به امضای مسئول ذیربط ارسال گردد.
  -  از تاریخ صدور نامه توسط ارسال کننده نمونه تا زمان تحویل به آزمایشگاه نباید بیش از ۲روز کاری گذشته باشد.
  -   در مواردی که علت نمونه برداری مشکوک و شکایتی قید می گردد؛ علت نمونه برداری بطور کامل توضیح داده شود.

  -  جهت آزمون شیمیایی نمونه های فله ای در بسته بندی مناسب با شرایط نگهداری نمونه( مانند پلاستیک زیپ دار برای خشکبار و پودری ها ) و دارای لیبل تکمیل شده باشد.
  -   نمونه های مشمول پروانه ساخت و یا شناسه نظارت بایستی به شکل بسته بندی کامل بوده و باز نشده باشند.
  -   نمونه های تاریخ گذشته ارزش آزمایش و بررسی ندارند، لذا آزمایشگاه آنها را دریافت نخواهد کرد.

  -  ترجیحااز نمونه برداری مواد غذایی تاریخ گذشته و دارای آلودگی مشهود (آفت زنده ،کپک زدگی و ... )خودداری شود.

  -  از ارسال نمونه های شکایتی که جنبه جنایی دارند خودداری گردد.
  -  کنترل فرآورده‌های خام دامی مانند شیر، تخم مرغ، انواع گوشت و .... با سازمان دامپزشکی می‌باشد لذا آزمایشگاه از پذیرفتن چنین نمونه هایی معذور است.
  -   نمونه توسط کارشناس نمونه بردار و یا مطلع به آزمایشگاه تحویل گردد .

  -   نمونه های ارسالی می بایست متناسب با آزمون های درخواستی به تعداد و حجم کافی و مطابق با جدول نمونه برداری باشد.
 -  آزمایشگاه از پذیرش نمونه های باز شده جهت آزمون بویژه آزمون میکروبی معذور است.
 -   از ارسال نمونه هایی که نیاز به آزمون میکروبی ندارند( روغن و... ) در شیشه استریل خودداری گردد.

 -  آزمون های درخواستی ترجیحا بصورت تخصصی و بر اساس شاخص های موثر در سلامت و ایمنی انتخاب و از درج عناوین کلی و آزمون هایی که فعلا توانایی انجام آن در آزمایشگاه وجود ندارد خودداری شود.
-   در خصوص نمونه های شکایتی و توقیفی در خارج از زمان تحویل نمونه و یا تقاضای ازمون های تخصصی قبلا هماهنگی لازم با مدیریت و بخش پذیرش آزمایشگاه بعمل آید.